学校法人青山学院が楽々WorkflowIIで大規模かつ複雑な組織の業務効率化を実現 ～ 紙の申請書業務をペーパーレス化、高機能な検索エンジンにより問い合わせ業務を大幅削減 ～

学校法人青山学院(以下、青山学院)は、住友電工情報システム株式会社が提供する楽々WorkflowII(らくらくワークフローツー)を導入しました。組織構造の複雑さに起因する煩雑な紙の申請書の業務改善を
検討していた青山学院では、楽々WorkflowIIの導入により、約4,500枚／年の紙の申請書の電子化を実現。また、オプション機能の「ハイパー全文検索」を活用した検索により、事務部門への問い合わせ業務を大幅に削減しました。

青山学院は、幼稚園から高等学校・大学までの一貫教育校特有の、大規模かつ複雑な組織構造が要因となり、紙の申請書管理に多大な手間を費やしていました。その状況を打開するため、ワークフローシステムの導入を検討。複数の製品を比較した結果、価格や操作性、機能などの多角的な観点で最適な楽々WorkflowIIを選定しました。
選定理由の最大のポイントは、楽々WorkflowIIがワークフローに特化しており、申請フォームや承認経路の作成を手軽に行えること、くわえて、思いついたワードやあいまいな表現から、添付ファイルの中身まで漏れなく高速に全文検索が可能な「ハイパー全文検索」オプションにより、事務部門への問い合わせの大幅削減が期待できることが導入の後押しとなりました。楽々WorkflowIIの導入によって、4,500枚／年あった紙の申請書の電子化やハイパー全文検索を活用した問い合わせ業務の負担削減などを実現しました。
今後は楽々WorkflowIIと電子署名システムとの連携など、新たなシステムとの統合も視野に入れており、有効性がいっそう高まることが期待されています。

詳細内容は下記の導入事例ページよりご確認いただけます。
学校法人青山学院導入事例
https://www.sei-info.co.jp/workflow/cases/aoyamagakuin/?argument=EkZKmXCQ&dmai=WF_241226_D

■学校法人青山学院について
学校法人青山学院は、幼稚園から大学までの一貫教育校を運営する総合学園。キリスト教信仰にもとづく「建学の精神」にのっとり、創立以来一貫する「青山学院教育方針」のもと、教育・研究活動を
行っています。2017年には「新経営宣言 Be the Difference」を策定し、4つの基本戦略にもとづく経営の高度化を目標に掲げました。2024年には創立150周年を迎え、記念事業の一つとして大学新図書館棟「大学18号館(マクレイ記念館)」を竣工しました。

学校法人青山学院Webサイト https://www.aoyamagakuin.jp/

■楽々WorkflowIIについて
電子承認・電子決裁システム「楽々WorkflowII」は、企業内での申請・承認・決裁のワークフローを電子化し、業務効率化を実現するパッケージソフトです。短期間で利用を開始したいお客様からERPなどの基幹システムと連携させ、本格的ワークフローを実現したいお客様まで幅広く利用できる柔軟性の高いシステムとして、2005年の発売以来、多くのお客様に導入され、高い評価をいただいております。
また、紙で受領する取引関係書類の保存を対象としたJIIMA認証「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証(認証番号：011200-00)」と、電子取引のJIIMA認証「電子取引ソフト法的要件認証(認証番号：604000-00)」を取得しています。そのため、注文書、領収書、請求書などの各種取引情報が紙と電子データどちらでも、電子帳簿保存法(電帳法)に対応して保存できます。
さらに、「楽々WorkflowII」のクラウドサービス「楽々WorkflowII Cloud」も提供しており、初期投資やインストール・メンテナンス作業が不要で、月額利用料のみですぐに利用できます。

■楽々WorkflowIIの主な特長
１．簡単・スピーディな立ち上げ
Excelシートを使った申請フォーム生成、わかりやすいGUIでの申請フォーム編集、経路設定機能などにより、稟議書、起案、旅費精算・経費精算など本格的な申請画面を誰でも簡単に作成することが可能です。短期間で電子申請システムの業務開始を実現します。

２．大規模・本格的な運用に強い
豊富な経路設定機能により日本の商習慣に合った柔軟なワークフローを実現します。人事異動や業務・組織の変化にも簡単に対応でき、豊富なAPIと固有ロジック追加機能、高い性能と信頼性により、既存システムと連携した大規模かつ本格的なワークフローが構築可能です。

３．グローバルな多国語対応、スマートフォン、タブレットのモバイル対応でどこでも誰でも利用可能
日本語だけでなく、英語、中国語、タイ語、スペイン語、韓国語、フランス語など多国語に対応しています。各種スマートフォン、タブレットにも対応し、グローバルでの利用が可能です。

楽々WorkflowIIのWebサイト
https://www.sei-info.co.jp/workflow/?argument=EkZKmXCQ&dmai=WF_241226_D

楽々WorkflowII CloudのWebサイト
https://www.sei-info.co.jp/workflow/workflow-cloud/?argument=EkZKmXCQ&dmai=WF_241226_D

無料ウェビナー(オンライン)のご案内
「どのような特長があるか」「評価をいただいているポイントはなにか」をウェビナーを通して理解を深めていただきたく、テーマ別のウェビナーを複数ご用意しています。

【ウェビナーのテーマ例】
・柔軟な経路設定は、楽々WorkflowIIの真骨頂！
複雑なワークフローを難なく設定できる豊富な機能をご紹介
・IT人材不足からの脱却のカギは「市民開発」。
ワークフロー構築・運用をユーザ部門で
・承認業務のペーパーレス化で業務改革
さらに、汎用ワークフローシステムだからこその使いやすさ

【申込方法】下記のページより、お申し込みください。
https://www.sei-info.co.jp/workflow/event/webinar-wf/?argument=EkZKmXCQ&dmai=WF_241226_D

■登録商標について
・楽々Workflow、QuickSolutionは、住友電気工業株式会社の登録商標です。
・JIIMAは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会の商標または登録商標です。
・Excelは米国 Microsoft Corporation の米国及びその他の国における商標または登録商標です。
・その他、記載されている会社名・製品名等は、各社の商標または登録商標です。